Полный текст ошибки в Microsoft Outlook 2010: «IMAP-сервер оповещает о следующем: account is over quota«. Это значит, что на почтовом сервере заканчивается свободное место, отведённое под ваш почтовый ящик (превышение квоты).
Предел есть у любого почтового сервера. Где-то несколько гигабайт, где-то несколько мегабайт. Если квота будет превышена, то грозят проблемы с отправкой и получением почты.
Решение: почтовый ящик желательно держать свободным хотя бы на 70%. Нужно удалить ненужные письма — входящие, исходящие, черновики, особенно те, что с вложениями, чтобы освободить достаточно места. Важные письма можно оставлять. Удалённые в Outlook письма попадают в папку «Удалённые», которая точно так же хранится на почтовом сервере и отнимает место! В результате ящик может оказаться на столько переполнен, что письма перестанут удаляться. Соответственно место на сервере освобождается только после очистки папки «Удалённые». Если свободного места станет достаточно, то сообщения об ошибке перестанут появляться.
Если место заканчивается слишком быстро, то за помощью можно обратиться к администраторам сервера, если есть возможность, то могут изменить квоты на почтовый ящик в сторону увеличения.
Ещё в тему:
Вопрос относится к Outlook Express, если это существенно.
Какие папки outlook’a входят расчет квоты? Можно ли сделать новые папки на outlook’e своего локального компьютера, туда скопировать письма, которые нежелательно удалять, чтобы освободить место на сервере? Можно ли задать, письма в каких папках должны оставаться на сервере при наличии галочки «оставлять письма не сервере»
Квоты — вообще ограничения для сервера, не важно, какая версия почтового клиента (хоть Outlook Express, хоть Outlook Web App). Допустим, у нас почтовый сервер Microsoft Exchange. На нём может быть несколько баз почтовых ящиков. На все ящики конкретной базы ставится одинаковая квота. На самом деле можно сказать, что квот две, например 480 и 500 Мб. При достижении 480 заблокируется отправка писем, но входящие продолжат приходить. При достижении 500 Мб водящие тоже приходить перестанут.
Так вот, в расчёт квоты входят вообще все папки, хранящиеся в конкретном ящике конкретной базы на конкретном сервере. Начиная с входящих и отправленных, заканчивая календарём, запланированными событиями и сохранёнными беседами Skype for Business. Всё это папки, которые занимают место.
Детали для конкретного клиента не подскажу, но можно создать локальный PST-файл, который будет храниться у пользователя на компьютере, создать в нём нужные папки, и перетащить в них нужные письма пользователя из серверных папок.
Ещё один самый простой вариант сохранения писем с сервера на свой компьютер — просто схватить письмо в аутлуке и перетащить его мышью, например, себе на рабочий стол. Письмо сохранится в виде файла, а на сервере его можно будет удалить.
По поводу автоматического перемещения писем между папками — это вроде правила в настройках самого аутлука задаются, они хранятся на клиенте. Правила работают автоматически, пока аутлук запущен. Для серверных папок настраивал перемещения по адресу отправителя, точно работает. Из серверной папки в локальную пока не пробовал, точно не скажу, но наверно должно работать. Возможно действительно будет зависеть от версии аутлука, какие правила можно настраивать.